การบริหารจัดการที่ดีมีประสิทธิภาพทำอย่างไร

การบริหารจัดการที่ดีมีประสิทธิภาพ
       ขึ้นหัวเรื่องไว้ ผู้อ่านคงจะเข้าใจและนึกว่าเป็นการถ่ายทอดทัศนะในเรื่องของการบริหารจัดการที่ดีมีประสิทธิภาพทำอย่างไรจากท่านอธิการบดีคนใหม่ คือ ศาสตราจารย์ ดร.สมบัติ ธำรงธัญวงศ์ รวมทั้งรองอธิการบดีชุดใหม่ คือ รองศาสตราจารย์ ดร.ประดิษฐ์ วรรณรัตน์ อาจารย์ ดร.เลอสรรค์ โบสุวรรณ และรองศาสตราจารย์ ทวีศักดิ์ สูทกวาทิน ถ้าจะเข้าใจและนึกอย่างนั้นก็คงไม่ผิด เพราะท่านผู้บริหารที่ได้กล่าวนามมานั้น ยกเว้น รองศาสตราจารย์ ทวีศักดิ์ สูทกวาทิน ท่านได้ให้ทัศนะในเรื่องของการบริหารจัดการที่ดีมีประสิทธิภาพทำอย่างไรในระหว่างที่ท่านดำรงตำแหน่งคณบดี และในปัจจุบันนี้ท่านได้เป็นผู้บริหารสถาบัน ทัศนะที่ได้ให้ไว้รวมทั้งทัศนะของผู้บริหารชุดที่ผ่านมา นับว่ามีคุณค่าและเป็นประโยชน์อย่างยิ่ง จึงขอร้อยเรียงและถักทอมาถ่ายทอดให้พวกเราชาวนิด้าโดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้บริหารระดับกลาง หัวหน้างานและสายสนับสนุนทุกท่าน เพื่อใช้เป็นหลักในการบริหารจัดการและการปฏิบัติงานของตนให้มีประสิทธิภาพและคุณภาพต่อไป
        บทความนี้เรียบเรียงจากการเสวนากับ รองศาสตราจารย์ ดร.ปรีชา จรุงกิจอนันต์ อธิการบดี รองศาสตราจารย์ ดร.ณัฏฐพงศ์ ทองภักดี รองอธิการบดีฝ่ายวางแผน และรองศาสตราจารย์ ดร.จินดาลักษณ์ วัฒนสินธุ์ รองอธิการบดีฝ่ายบริหาร เมื่อวันที่ 24 มกราคม 2549 เสวนากับ ศาสตราจารย์ ดร.สมบัติ ธำรงธัญวงศ์ คณบดีคณะรัฐประศาสนศาสตร์ เมื่อวันที่ 6 มกราคม 2549 เสวนากับ รองศาสตราจารย์ ดร.ประดิษฐ์ วรรณรัตน์ คณบดีคณะบริหารธุรกิจ เมื่อวันที่ 21 กุมภาพันธ์ 2549 และเสวนากับ อาจารย์ ดร.เลอสรรค์ โบสุวรรณ คณบดีคณะสถิติประยุกต์ เมื่อวันที่ 10 มีนาคม 2549 จัดโดย KM กลุ่มผู้บริหารระดับกลาง ซึ่งการเสวนากับผู้บริหารสถาบัน และคณบดี มีวัตถุประสงค์เพื่อรับรู้ รับทราบนโยบายและทิศทางการดำเนินงาน หลักและวิธีการบริหารจัดการของผู้บริหาร ความคาดหวังที่ผู้บริหารมีต่อผู้บริหารระดับกลาง รวมทั้งแลกเปลี่ยนความคิดเห็นในประเด็นต่าง ๆ ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อการปฏิบัติงาน
การบริหารจัดการที่ดีมีประสิทธิภาพสำหรับผู้บริหารระดับกลางในทัศนะของผู้บริหารข้างต้นโดยสรุปจะต้องใช้ความรู้และทักษะหลายด้านด้วยกัน ดังนี้
1. หลักการบริหาร 
       หลักในการบริหารมีหลายรูปแบบขึ้นอยู่กับวัฒนธรรมและในแต่ละสถานการณ์ แต่ที่สำคัญที่ได้ยึดถือกันมาโดยตลอดคือ การบริหารแบบมีส่วนร่วม (Participative Management) โดยมีการปรึกษาหารือกับผู้เกี่ยวข้องทุกฝ่าย โดยเฉพาะอย่างยิ่งในเรื่องที่สำคัญ ๆ ทุกคนควรจะต้องรับรู้รับทราบ ร่วมกันตัดสินใจ และร่วมกันทำ รวมทั้งการใช้หลัก การบริหารแบบพี่น้อง มีปัญหาหรือเรื่องอะไรที่สำคัญ จะปรึกษาผู้อาวุโส ซึ่งเป็นที่เคารพของทุกคน ไม่มีการเข้มงวดมาก มีการให้รางวัลและพร้อมที่จะไม่ให้รางวัลแก่คนที่ไม่ดี มีอะไรก็จะพูดกันแบบตรงไปตรงมา ดูผู้อาวุโส เป็นต้นแบบ (Modeling)
สำหรับผู้บริหารระดับกลางจะต้อง ศึกษา Style การบริหารและวัฒนธรรมของหน่วยงานของตน เพราะ style การบริหารแต่ละคนไม่เหมือนกัน ต้องปรับรูปแบบการบริหารของเราให้เข้ากับนายได้ วิธีการพูดหรือ approach กับนายบางคนก็ไม่เหมือนกัน ต้องศึกษาว่านายเป็นอย่างไร culture ของคณะเป็นอย่างไร
2. ด้านความรู้ ความรู้ที่ผู้บริหารระดับกลางพึงมีที่สำคัญคือ
     2.1 ต้องรู้ระเบียบทุกเรื่องที่เกี่ยวข้อง เพราะราชการมีข้อบังคับ ระเบียบและประกาศต่าง ๆ ทีเกี่ยวข้องซึ่งต้องบริหารงานให้เป็นไปตามที่กำหนด มิฉะนั้นแล้วก็จะทำให้มีความผิดได้ การรู้กฎระเบียบจะทำให้งานรวดเร็ว ถูกต้อง แม่นยำ ดังนั้นก่อนจะส่งงานหรือเสนองานต้องตรวจสอบว่าถูกต้องตามกฎระเบียบหรือไม่
     2.2 ต้องใช้เทคโนโลยีเป็นในระดับผู้บริหาร ผู้บริหารระดับกลางต้องใช้ IT เป็นในระดับผู้บริหาร คืออย่างน้อยใช้ด้วยตัวเองไม่เป็นแต่ต้องรู้ว่าใช้ทำอะไร ในขณะเดียวกันต้องเตรียมตัวให้พร้อมในการใช้ระบบ IT รวมทั้งพัฒนาบุคลากรของเราให้มีความพร้อมความเข้าใจใน IT มากขึ้น นอกจากนั้นแล้วทักษะด้านภาษาอังกฤษก็เป็นสิ่งสำคัญ
      2.3 ต้องแลกเปลี่ยนความรู้ การแลกเปลี่ยนประสบการณ์ระหว่างหน่วยงานจะช่วยทำให้เพิ่มพูนมากขึ้น ทำให้รู้จักวิธีการทำงานของแต่ละหน่วยงาน งานเลขาฯ ที่สำคัญคือ บางคณะบทบาทอาจารย์อาจจะมาก บางคณะบทบาทอาจารย์อาจจะน้อย การบริหารก็จะต่างกัน เลขาฯ ได้มีการแลกเปลี่ยนประสบการณ์กันจะช่วยให้งานแต่ละงานดีขึ้น
ผู้บริหารระดับกลางต้องมีการพัฒนาและแลกเปลี่ยนความรู้และประสบการณ์ซึ่งกันและกัน และรวมกันให้เป็นหนึ่ง ความสำคัญที่สุดของสถาบันที่จะดำเนินการไปได้ขึ้นอยู่กับกลุ่มผู้บริหารระดับกลาง เพราะข้างบนทำนโยบาย วางกรอบ แต่จะขับเคลื่อนด้วยผู้บริหารระดับกลาง ถ้าผู้บริหารระดับกลางทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพก็จะดำเนินไปด้วยดี การวางนโยบายไม่ใช่เป็นเรื่องยาก องค์กรของคนญี่ปุ่นคนที่สำคัญคือคนระดับกลาง เพราะคนตรงกลางประสานระหว่างข้างบนกับข้างล่าง ต่อให้ข้างบนวางนโยบายอย่างดีแต่ถ้าไม่ได้มีการสานต่อก็จะไม่สามารถบรรลุผลได้
3. ด้านมนุษยสัมพันธ์
     3.1 ประสานงานอย่างไม่เป็นทางการก่อน เพื่อลดปัญหาการขัดแย้ง การโต้เถียงกัน ลดการซ้ำซ้อนของงาน
     3.2 การพูดคุยเพื่อสร้างความเข้าใจซึ่งกันและกัน ถ้ามีอะไรไม่เข้าใจกันให้มาคุยกัน อย่าไปเถียงกัน...เถียงกันแล้วก็ไม่สบายใจ ทำให้ผิดใจ
     3.3 สร้างความร่วมมือ ให้เกิดขึ้นในองค์กรด้วยการมีมนุษยสัมพันธ์ในการทำงานที่ดีและบริหารความขัดแย้ง ต้องมี attitude ที่ดีต่อกัน ทำอย่างไรให้ประนีประนอมกันให้มากที่สุด ใครที่ไม่ชอบใครก็อย่าไปพูดกับคนนั้นให้มาก รายละเอียดเล็กน้อย ปลีกย่อยอย่าแคร์มาก พยายามจัดกิจกรรมให้เจ้าหน้าที่มีส่วนร่วมกันเพื่อลด conflict เป้าหมายคือประสิทธิภาพของหน่วยงาน
     3.4 อ่อนน้อมถ่อมตัว อ่อนโยนและจริงใจ อ่อนน้อมถ่อมตัว อ่อนโยนและจริงใจเป็น character ที่มีเสน่ห์ ถ้าเป็นผู้ใหญ่ก็พูดกับเด็กดี ๆ เด็กก็นับถือ ถ้าเป็นผู้ใหญ่ ๆ ก็นับถือ

ที่มา:http://www.km.nida.ac.th